Video Konferans Etiği

Konferans yazılımlarını artık birçok alanda kullanıyoruz. Bunların en bilindik olanı toplantılar için kullanmak, ancak bu yazılımları eğitim, topluluğa konuşma hatta televizyon programlarında uzak konuklara ulaşmak için bile kullanıyoruz. Kullanım şekli ne olursa olsun, dikkat edilmesi gereken etik, ahlak, nezaket kurallarını derledim.
Randevu
Karşılıklı yapılacak bir toplantı söz konusu ise, tarihi planlarken mutlaka her iki tarafın hangi program aracılığı ile iletişim kuracağını da netleştirmesi lazımdır. Genelde doğru yöntem, bir çok işletim sisteminde ortak kullanılan bir .ics dosyası aracılığı ile randevu programları üzerinden tarih ve saati netleştirmektir. Bu programların neredeyse hepsi artık lokasyon bilgisine kullanılacak yazılımdan gelen linki yazma imkanı veriyor ve neredeyse hepsi bu zamanı geldiğinde bu programı çalıştırıyor.
Tabii burada yine baştan konuşulması gereken bir diğer konu da, yapılacak görüşmede kameranın kullanılıp kullanılmayacağıdır. Bu bilginin de randevu saatinden, hatta mümkünse randevunun belirlenme aşamasında kararlaştırılması ve bütün katılımcılara iletilmesi iyi olacaktır.
Dinleyici veya katılımcı etiği
Dinleyici ve takipçilerin yayın sırasında kameralarını açmaları, konuşmacının duyguyu almasında büyük yarar sağlar. Konuşmayan bütün katılımcıların kameralarını açarken, mikrofonlarını kapatmaları en doğrusudur. Sadece konuşmanız gerektiğinde eğer konferansı veya eğitimi yöneten yöneticinin başka bir önerisi yoksa el kaldırıp söz almak veya chat ekranından sorularınızı yöneltmek en doğrusudur. Ancak bazen eğitimci ve konuşmacılar interaktiviteyi sağlamak amacı ile soruları anında mikrofondan almak isteyebilir. Bunu eğer konuşmanın başında iletmişse, o zaman chat ve el kaldırma yerine bu öneriyi dinlemek doğrusudur.
Dijital toplantılarda etik
Eğer video konferans yazılımını bir toplantı için kullanıyorsanız. Toplantıya katılacak olan herkesin eşit ağırlığı varsa, zamanında bağlanmaya özen gösterin. Çoğunlukla gecikmeler teknolojik aksaklıktan olduğu için mutlaka daha önce kullanılacak yazılımla ilgili denemenizi yapın.
Giyim kuşam
Katılacağınız toplantıda aktif konuşmanız olmasa bile, mutlaka giyiminize özen gösterin. Bu sizin diğer katılımcılara ve ayırdığınız zamana dolayısıyla kendinize olan saygınızı gösterir.
Kadraj
Konuşmacı olsanız da, olmasanızda kameranızı açmak karşı tarafa nezaket gösterisidir. Bu durumda mutlaka kadrajınızı doğru şekilde ayarlayın. Kimse konuşurken sizin alnınızı, evinizin bir köşesini görmek istemez. Hatta bu görüntü genelde dikkati dağıtıp verimi azaltacaktır.
Arkaplan
Evinizde, işyerinizde mutlaka arkaplanı iyi dekore edilmiş bir alanınız olsun. Eğer kameranızı toplantı, tv yayını, eğitim gibi farklı konularda kullanıyorsanız, bir greenbox düzeni oluşturup, dijital olarak arkaplanı değiştirmeye çalışın. Yeni nesil programlarda arkaplanı değiştirmek için greenbox kullanmaya gerek olmasa da tabii ki en kurumsal durum bunu eski usüllerle yapmaktır.
Doğru ışık
Yüzünüze gelen ışığa mutlaka dikkat edin. Az olursa karanlıkta kalırsınız, bu da mimiklerinizin okunmasını zorlaştırır.
Kamerayı takip
Kameranız açıksa, mutlaka onu takip edin. Özellikle konuşurken, başka ir yere gözünüz takılırsa bu dinleyicilerin dikkatini de kolayca dağıtır.
Kamera açmak yada kapatmak
Bazı durumlar zorunlu olarak kamerayı kapatmanız gerekir. Bunu kesinlikle çok uzun tutmayın.
Evcil hayvan etiği
Kamera aracılığıyla dahil olduğumuz ortamda her gün seyrettiğimiz kedi videolarına benzer patili dostlarımızı görmek hepimizi mutlu eder. Ancak amacımız toplantı ise, can dostlarımıza zaman ayırmak için en kısa zamanda bitirmek herkesin özel hayatı için en doğru olandır. Bu nedenle toplantıdan önce, sakin, toplantının bölünmeyeceği bir alanda olduğunuzdan mutlaka emin olun.
Kayıt etme, kayıt alma, ekran görüntüsü alma yani kişisel verilerin korunması
Yeni azılımların birçoğu, toplantının kayıt edildiğini bütün taraflara bildirse de, kameraya takılacak bir ayrıntının katılımcılardan biri hakkında gizli tutulmasını isteyeceği bir ayrıntı olabilir. Bu nedenle herhangi bir görüntü almamaya, alacaksanız bunu bütün taraflara haber verdikten sonra yapmaya özen gösterin.